АВАНС ПОДОТЧЁТНЫМ ЛИЦАМ
АВАНС ПОДОТЧЁТНЫМ ЛИЦАМ — денежные средства, выдаваемые подотчётным лицам в счет предстоящих расходов и платежей. Предприятия выдают наличные деньги под отчёт на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним. Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель, главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. Выдача денег кассиром производится только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчёт на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки используют счёт «Расчёты с подотчетными лицами». Работники, получившие эти суммы, являются подотчётными лицами и должны представлять авансовые отчёты о расходовании полученных сумм. На основании утвержденных отчётов производится списание подотчётных сумм в соответствии с их использованием. Подотчётные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по указанному счету. Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера и авансовые отчеты.